Les compétences que vous allez développer :
Expliquer ce qu’est une facture fournisseur et comprendre son rôle dans l’entreprise.
Identifier les principales informations qui doivent figurer sur une facture.
Vérifier le fournisseur, le numéro de facture, la date, les quantités, les prix et le montant total.
Repérer les erreurs, les informations manquantes ou les éventuels doublons.
Déterminer si une facture peut être validée, si elle nécessite une vérification supplémentaire ou si elle doit être contestée.

Pourquoi la vérification des factures est-elle importante ?

Lorsqu’une entreprise reçoit une facture, celle-ci ne doit pas être automatiquement considérée comme prête à être payée. Une vérification préalable permet de s’assurer que les informations présentées correspondent réellement à la transaction effectuée.

Une facture comportant une erreur peut entraîner un paiement excessif, le paiement de marchandises non reçues ou encore le règlement d’une même facture à plusieurs reprises.

Point important : La réception d’une facture constitue le point de départ du contrôle. Sa vérification permet de prendre une décision appropriée avant tout paiement.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur est un document transmis par un fournisseur à une entreprise afin de présenter les biens ou les services fournis ainsi que le montant correspondant à payer. Elle constitue un document essentiel pour assurer le suivi des sommes dues aux fournisseurs et pour contrôler les transactions réalisées par l’entreprise.

Exemple : Un magasin qui achète 20 cartons de produits auprès d’un fournisseur peut recevoir une facture précisant les produits concernés, les quantités, les prix et le montant total à payer.

Quelles informations faut-il vérifier sur une facture ?

Pour effectuer un contrôle efficace, il est important d’identifier les principales informations figurant sur la facture :

Le nom ou l’identification du fournisseur
Le numéro de la facture
La date de la facture
La description des produits ou services
Les quantités facturées
Les prix unitaires et les montants totaux
Les conditions et la date limite de paiement

Ces informations permettent à l’entreprise de comprendre la nature de la transaction et de vérifier l’exactitude des montants facturés.

Quelles sont les principales étapes de vérification ?
Lorsqu’une nouvelle facture est reçue, l’entreprise doit suivre cette procédure simple afin de réduire les risques d’erreur avant sa validation :

Payer une facture sans avoir effectué les vérifications nécessaires.
Négliger le numéro de facture et le risque de doublon.
Payer une quantité de produits supérieure à celle effectivement reçue.
Ne pas vérifier si la facture a déjà été réglée.
Ne pas conserver les documents nécessaires au contrôle de la transaction.

À retenir : Une vérification rigoureuse avant le paiement contribue à réduire les erreurs et les risques financiers pour l’entreprise.

Lorsqu’une facture ne correspond pas à la livraison :

Un magasin reçoit une facture de 1 200 $ de la part d’un fournisseur. La facture indique 20 cartons de produits. Cependant, après vérification du bon de livraison, le responsable constate que seuls 18 cartons ont effectivement été reçus.

Décision : Dans cette situation, le magasin ne devrait pas valider immédiatement la facture pour paiement. La différence doit d’abord être vérifiée et clarifiée avec le fournisseur. La facture doit rester en attente de vérification ou être mise en litige jusqu’à la résolution de la différence constatée.

Vérifier avant de payer !

La gestion des comptes fournisseurs commence par un contrôle rigoureux des documents. Avant qu’une facture ne soit intégrée au processus de paiement, l’entreprise doit s’assurer que les informations sont exactes et que la transaction correspond aux biens ou services effectivement reçus.

Étape 1 : Réceptionner et identifier la facture
Étape 2 : Vérifier les informations essentielles
Étape 3 : Comparer les quantités, les prix et les documents
Étape 4 : Clarifier toute différence avant le paiement